Privacy Statement

Stichting Twijs
Garenkokerskade 19
2013 AJ Haarlem

1. Inleiding
TWijs verwerkt veel gegevens van haar leerlingen, ouders en/of verzorgers, medewerkers en leveranciers. Wij vinden het belangrijk om heel zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken en waarom en op welke manier wij dat doen.

2. Wat betekent ''verwerken van persoonsgegevens''?
Een persoonsgegeven is informatie over een persoon, zoals bijvoorbeeld een naam, een (mail)adres of een telefoonnummer. Met verwerken wordt alles bedoeld dat je met deze informatie kan doen, zoals opslaan, doorsturen, gebruiken of verwijderen.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen en hun oudersen/of verzorgers. Ook verwerken wij de gegevens van onze medewerkers en leveranciers.

4. Waarom verwerken wij gegevens?
Wij verwerken alleen gegevens als dat echt nodig is. Dat is in de volgende gevallen:

Voor leerlingen en hun ouders/ verzorgers:
a) het organiseren en geven van onderwijsen het begeleiden van leerlingen
b) het verstrekken en beschikbaarstellen van (digitale) leermiddelen
c) leerlingenadministratie
d) het aanvragen van ondersteuningsmiddelen en ondersteuningsvoorzieningen
e) het beoordelen of leerlingen toelaatbaar zijn tot het onderwijs aan speciaal basis-of voortgezet onderwijs
f) het berekenen, vastleggen of innen van gelden
g) verantwoording aan de onderwijsinspectie of DUO 
h) het adequaat kunnen reageren op gezondheidsproblematiek

Voor medewerkers
Om de arbeidsovereenkomst uit te voeren.

Voor leveranciers
Om de overeenkomst uit te kunnen voeren.

5. Wettelijke grondslag
Om gegevens te mogen verwerken, moet er een reden (grondslag) zijn gegeven in de wet-en regelgeving, zoals de AVG. Voor de verwerkingen van TWijs zijn dat de volgende:
- omdat wij genoodzaakt zijn om te verwerken vanwege een wettelijke verplichting, zoals uit de wet op het primair onderwijs (WPO), Bekostigingsbesluit WPO, Besluit uitwisseling leer-en begeleidingsgegevens, Regeling leerresultaten PO 2014, Regeling structurele gegevenslevering WPO/ WEC, Toetsbesluit WPO.
- om de (onderwijs-, arbeids-of handels)overeenkomstuit te kunnen voeren;
- omdat het noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang. De ontvangers zijn ondermeer de gemeente en de Rijksoverheid;
- omdat er toestemmingis gegeven;
- om vitale belangen te kunnen beschermen;
- vanwege een publiekrechtelijke taak.

6. Welke persoonsgegevens verwerkt TWijs?
a) (voor)naam, voorletters, geslacht, geboortedatum, NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadres.
b) het persoonsgebonden nummer (BSN)
c) nationaliteit
d) de gegevens zoals vermeld onder a, van de wettelijke vertegenwoordiger, verzorger of contactpersoon van de leerling van de school.
e) gegevens over de gezondheid of het welzijn van de leerling, wanneer dat noodzakelijk is voor de school, het onderwijs of de ondersteuning;
f) gegevens over de aard en het verloop van het onderwijs en ondersteuningen de behaalde studieresultaten;
g) schoolgegevens, zoals de naam van de school en de zorgcoördinator/ mentor/ intern begeleider, de klas of groep waar de leerling in zit, het tijdstip van inschrijving bij de school, de naam van de indiener van de aanmelding bij het samenwerkingsverband, schoolloopbaan en rapportage vanuit het primair en voortgezet onderwijs);
h) de reden van een eventuele aanmelding bij het samenwerkingsverband, relevante screenings- en onderzoeksgegevensen omschrijving van de problematiek.
i) activiteiten die door de school zijn ondernomen rond de betreffende leerlingende resultaten ervan;
j) bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontacten en de namen van de contactpersonen;
k) relevante persoonsgegevens die door externe partijen worden verstrekt
l) financiële informatie over bijvoorbeeld ouderbijdragen, overblijfgelden en dergelijke.
m) Beelmateriaal (wanneer toestemming is gegeven).

7. Met wie delen wij de persoonsgegevens?
Wij delen de gegevens alleen met anderen als dit noodzakelijk is. Wij zorgen er dan altijd voor dat dit veilig gebeurt en dat wij duidelijke afspraken hebben gemaakt over het gebruik van de gegevens. Wij geven de persoonsgegevens door aan:
- de Rijksoverheid, gemeente en zelfstandige bestuursorganen (zoals DUO)
- leveranciers van digitale leermiddelen
- zorgaanbieders

8. Hoe lang bewaren wij de gegevens?
Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig is. In sommige gevallen zijn wij verplicht de gegevens een minimale periode te bewaren. Dat is bijvoorbeeld het geval bij:
- Leerlingdossiers: 2 jaar nadat de leerling van school is gegaan;
- Informatie over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving: 3 jaar nadat een leerling van schoolis gegaan);
- Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen: 3 jaar nadat een leerling van school is gegaan;
- Gegevens over het schooladvies en de opbrengstgegevens: 3 jaar na het verlaten van groep acht.

9. Wat zijn mijn rechten?
a) inzage
b) rectificatie
c) wissing
d) beperking van de verwerking
e) bezwaar tegen verdere verwerking
f) gegevensoverdraagbaarheid
g) het intrekken van verstrekte toestemming

Verzoeken daartoe kunnen worden ingediend bij de functionaris gegevensbescherming van TWijs: Mr. S. Dalhuisen (fg@TWijs.nl).

10. Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Wanneer u een vraag heeft aan en specifieke school van TWijs, dan kunt u contact opnemen met de school. Bij klachten over TWijs, kunt u een beroep doen op de Klachtenregeling van TWijs. Meer informatie over deze regeling vindt u in de schoolgids. 

Voor vragen of klachten over privacy kunt u zich richten tot de functionaris gegevensbescherming van TWijs op fg@TWijs.nl.

Mocht u er desondanks niet met ons uitkomen, dan kunt u zich richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens (Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag).

Naam School: Koningin Emmaschool

De directeur heet: Nanda Klaassen